Как-то в офисе нашего агентства раздался звонок:

— Вы занимаетесь организацией мероприятий? Нам нужно провести съезд партии любителей ёлок.

— Да, конечно, занимаемся, организуем.

— Это будет выездная конференция, нужно провести её в девственном лесу, где нет никаких признаков цивилизации (прим. автора: дело происходило зимой).

— У нас большой опыт, мы можем сделать мероприятие хоть в чистом поле.

— И ещё, — продолжает собеседник, — у нас такой формат конференции, что посадочные места для гостей должны располагаться на деревьях, но чтобы с комфортом.

— Придумаем, сделаем комфортными, хоть с подогревом.

— И самое важное! На время конференции нужно выселить из леса белок, птиц и других животных, чтобы не мешали!

— Надо, значит, выселим. Это вопрос бюджета.

 

Этот диалог продолжался ещё несколько минут, пока человек на другом конце провода не представился. Как оказалось, звонил диджей столичной радиостанции и в прямом эфире пытался вывести сотрудника агентства из себя — таков уж формат программы. Сотрудник не поддался на провокацию и выиграл приз за готовность выполнить любой каприз потенциального клиента. Но в его ответах, в общем-то, не было лукавства: грамотный ивент-менеджер действительно может провести что угодно и где угодно, если этого хочет клиент и бюджет ему это позволяет.

 

…Приехали мы как-то в другой регион в октябре делать VIP-открытие строящегося объекта. Гости (первые лица региона) приглашены, с нашей стороны всё практически готово. За день до мероприятия вдруг выясняется, что объекта нет. Строители не успели, а клиент не проконтролировал. Отменить — нельзя. Сказать клиенту, что это его проблемы, не в наших правилах. После стихийного мозгового штурма решили переиграть концепт: сделали Pre-party открытия.

 

За сутки рядом с недостроенным объектом возник четырехсотметровый обогреваемый шатёр, с дизайнерским декором, гардеробной, различными тематическими зонами, живой музыкой, кейтерингом и прочими элементами VIP-мероприятия. В одном из помещений стройки за ночь создали изысканные, убранные в золотистый шёлк, туалетные комнаты. Гости, обсуждая мероприятие, говорили: «Если у них такое pre-party, каким будет открытие?». И никто, кроме нас, не догадывался о том, что вчера утром здесь не было ровным счётом ничего, кроме строительного мусора, а ночью, когда казалось, что всё готово, через стыки свежесобранного шатра романтично начал падать снег, переливаясь в прожекторах света. И там, где нарядно прогуливаются дамы в декольтированных нарядах, ночью подрядчик только разводил руками, не зная, как справиться с этой «снежной романтикой».

 

Организация мероприятий — это серьезная скрупулёзная работа, а не весёлый беззаботный праздник, как кажется со стороны. Большие события состоят из самых мелких деталей. И именно способность учитывать все эти детали и говорит о профессионализме ивент-менеджера. Правда, личный опыт показывает, что без форс-мажора обходится редкое мероприятие, вопрос как к нему относиться. Лично я давно пришла к выводу, что внеплановые ситуации — это просто рабочие моменты, решение которых делает команду ещё сильнее и сплочённее.